(VnMedia) - Những thống kê trên cho thấy, việc cập nhật và quản lý hòm mail một cách hiệu quả trở nên vô cùng khó khăn và mất thời gian, giảm đi năng suất lao động. Tuy nhiên, Hotmail đã giới thiệu một loạt công cụ mới giúp bạn làm được điều này…
50% email trong hộp thư thông thường là bản tin, 17% là cập nhật từ mạng xã hội, 9% là thông báo, 6% là lời mời mua sắm - những con số này tăng lên từng ngày! Chỉ 14% số email nhận được là thực sự liên quan tới bạn.
Những thống kê trên cho thấy, việc cập nhật và quản lý hòm mail một cách hiệu quả trở nên vô cùng khó khăn và mất thời gian, giảm đi năng suất lao động. Tuy nhiên, Hotmail đã giới thiệu một loạt công cụ mới giúp bạn làm được điều này.
Trong thời đại số, chúng ta nhận được ngày càng nhiều email. Ước tính trong năm nay, một hòm thư nhận được trung bình 14600 email, đồng nghĩa chúng ta sẽ mất khoảng 375 giờ một năm để quản lý email tại nơi làm việc, tương đương hơn một giờ hàng ngày chỉ để đọc thư.
Rất nhiều email nhận được này là “graymail”. Graymail là những bản tin mà bạn đã đăng kí nhận, nhưng hầu như là những email không mong muốn. Đó có thể là các bản tin hàng tuần giới thiệu về những chuyến du lịch giá rẻ, cập nhật từ mạng xã hội, những lời chào mời mua sắm hay báo cáo về tình hình học tập của con bạn. Lượng bản tin đăng kí này càng gia tăng và choán chỗ trong hộp thư đến.
Dưới đây là 5 mẹo nhỏ Microsoft mách bạn để quản lý hộp thư đến một cách hiệu quả:
1- Phân nhóm tin tức
Hotmail vừa thêm một thư mục mới mang tên Newsletter dành cho các bản tin. “Hotmail sẽ lọc các email thông báo về thời trang, du lịch hay mua sắm và chuyển chúng tới đúng thư mục này với độ chính xác tới 95%. Tính năng này vô cùng hữu ích trong phân loại email, giúp bạn đặt thứ tự ưu tiên cho những email có liên quan tới bản thân.
Trong thực tế, mỗi khi bạn phân loại một email như một bản tin, bộ lọc sẽ nhận dạng tốt hơn, cho cả chính bạn và những người dùng Hotmail khác”, bà Lê Thu Hằng, giám đốc triển khai CMC nhận xét.
2- Chỉ một nháy chuột, để hủy đăng ký
Hotmail giúp bạn ngừng việc nhận bản tin chỉ bằng một bước. Nhấn vào nút “Unsubscribe- hủy đăng kí” và Hotmail sẽ giúp bạn hoàn tất những việc còn lại - tự động báo cho trang web biết ngừng gửi thư cho bạn, sử dụng Sweep để ngay lập tức làm sạch mail của bạn và loại bỏ tất cả các bản tin cũ từ cùng một nguồn gửi, và cuối cùng chuyển bất kỳ những tin mới từ nguồn đó tới hộp thư rác cho đến khi người gửi đưa bạn ra khỏi danh sách của họ.
3- Tổ chức hộp thư đến với Schedule Cleanup
Có thể bạn muốn nhận bản tin, nhưng chỉ muốn giữ lại bản sao mới nhất. Vì bản tin dạng chào hàng mua sắm chỉ thực sự hữu ích trong tuần đầu tiên và được thay thế bởi một bản tin mới sau thời hạn nhất định. Schedule Cleanup là một công cụ độc đáo mới của Hotmail, chạy trong chế độ nền để giữ cho hộp thư đến của bạn tổ có chức. Với Schedule Cleanup, bạn có thể:
• Chỉ giữ thư mới nhất từ một nguồn gửi tới
• Xóa các thư quá thời hạn (3 ngày, 10 ngày, 30 ngày hoặc 60 ngày)
• Chuyển các thư vào một thư mục khi vượt quá thời hạn
Và theo cách này dù đọc hay không, hộp thư đến không bao giờ bị nghẽn, kèm đóemail từ các tổ chức tài chính của bạn được tự động lưu trữ vào một thư mục sau 30 ngày
4- Đặt ưu tiên cho các email cần thiết
Phải làm thế nào để giữ một email vô cùng quan trọng tại vị trí hàng đầu và không bỏ quên? Có người đánh dấu trạng thái thư chưa đọc. Một số người tự gửi lại thư đó cho mình để bức thư luôn ở vị trí trên cùng.
Nhưng khi email mới đến vẫn có thể gây nhầm lẫn. Hotmail giúp người dùng có trải nghiệm như Outlook, theo dõi những thư quan trọng nhờ các cờ flag. Đánh dấu thư bằng cờ, ngay lập tức thư đó sẽ ở trên cùng của hộp thư.
Hơn nữa, bạn thậm chí có thể thiết lập các quy tắc để tự động gắn flag thư đến từ những người gửi nhất định. Nhờ vậy, hộp thư luôn định danh và sắp đặt ở vị trí cao nhất những thư quan trọng nhất cho tới thời hạn nhất định.
5- Phân loại mail theo tùy chọn
Dù tính năng phân loại mail tự động hầu như đã đủ đáp ứng nhu cầu của nhiều người, Hotmail vẫn thêm vào phân loại tùy chọn dễ sử dụng, nhằm giúp người dùng kiểm soát hộp thư đến hiệu quả hơn nữa.
Hotmail giúp nhanh chóng tạo ra một thư mục mới và chuyển email liên quan vào thư mục đó mà không cần phải mất công tìm kiếm mail. Đồng thời, email có thể được phân loại nhanh chóng và được hiển thị cùng QuickViews ngay gần các tập tin, nên bạn có thể dễ dàng tìm được email mong muốn.
Ý kiến bạn đọc