Nâng cao năng lực cạnh tranh nhờ số hóa tài liệu

(VnMedia) - Tại Việt Nam, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ. Cách thức thủ công này ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế…

Tại hội thảo “Giải pháp số hóa trong chính quyền điện tử và văn phòng điện tử” diễn ra tại Hà Nội mới đây, ông Nguyễn Hùng Sơn, Tổng Giám đốc Công ty FSI đã cho hay, tại các cơ quan nhà nước, hiện có đến 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ.

Và có tới 80% tổ chức phải đối diện với những hạn chế trong việc lưu trữ thủ công như: Tốn chi phí cho việc thuê địa điểm, nhân sự để bảo quản tài liệu; Tài liệu dễ bị hư hỏng do các yếu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nấm mốc...; tốn thời gian, một nhân viên tốn 30-40% thời gian để tìm thông tin;

Việc lưu trữ thủ công cũng khiến mất thời gian khi có nhu cầu tìm kiếm. Theo một khảo sát được công bố, thời gian trung bình để tìm kiếm 1 tài liệu là 18 phút. Đấy là chưa kể tài liệu dễ bị hư hỏng; Dữ liệu có thể bị mất. Theo thống kê, 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu. Thậm chí, có những giao dịch còn bị thất bại nếu văn bản hư hỏng hoặc thất lạc. Tỷ lệ này có thể lên tới 70%. Đặc biệt, giải pháp số hóa tài liệu được triển khai dịch vụ số hóa theo tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013; quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2015.

Từ thực tế nêu trên, giải quyết bài toán lưu trữ dữ liệu bằng cách số hóa tài liệu chuyên nghiệp là điều mà các doanh nghiệp, tổ chức cần tính tới, nhất là trong bối cảnh các doanh nghiệp đang đẩy mạnh năng lực cạnh tranh hiện giờ.

Theo ông Sơn, với áp lực cạnh tranh trong thời đại số, áp lực từ việc nâng cao chất lượng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí để gia tăng lợi nhuận cũng đang đẩy mạnh số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu là một hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Thông thường, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh... sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số.

Lấy ví dụ với công nghệ của FSI, quy trình số hóa tài liệu được thực hiện khép kín thông qua phần nền tảng phần mềm số hóa dữ liệu Docpro do chính công ty này phát triển.

Phần mềm áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), bóc tách thông tin tự động giúp giảm thiểu nhân lực và thời gian thực hiện. Bên cạnh đó, phần mềm sử dụng các công cụ kiểm soát, đối chiếu dữ liệu gốc và dữ liệu số hóa tại tất cả các khâu, giúp đảm bảo độ chính xác của dữ liệu đầu ra. Đáng chú ý, dữ liệu số hóa có thể kết xuất ra nhiều định dạng, dễ tích hợp với các hệ thống cơ sở dữ liệu và phần mềm khác.

Tài liệu sẽ được thực hiện trên các loại máy quét khác nhau như máy quét tự động cho bàn giấy thông thường khổ A4 - A0; máy quét phẳng cho tài liệu mỏng, giấy rách; máy quét A4-A0 cho tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy… Với những tài liệu chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu sẽ được thực hiện quét trên máy chuyên dụng.

Có rất nhiều lợi ích được mang lại từ giải pháp số hóa tài liệu. Những hạn chế do phương pháp lưu trữ truyền thông đã được giải quyết triệt để như giảm thiểu diện tích, không gian lưu giữ tài liệu; Giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn; Giúp việc khai thác nội dung văn bản được dễ dàng, nhanh chóng hơn và dễ dàng mở rộng phạm vi sử dụng nguồn tài nguyên.

Đối với các cơ quan, chính quyền, việc số hóa tài liệu cũng đem lại hiệu quả tối đa trong xây dựng đồng bộ, chuẩn hóa và tập trung CSDL theo từng ngành, lĩnh vực, địa phương; Thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số liên ngành, lĩnh vực, từ địa phương đến Chính phủ, giữa khối cơ quan nhà nước và các hệ thống ngoài cơ quan nhà nước (hệ thống thông tin cơ quan Đảng, Hệ thống thông tin Doanh nghiệp, hệ thống thông tin các tổ chức khác); Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ khai thác, tra cứu tìm kiếm, giảm thiểu thời gian xử lý nghiệp vụ xây dựng và nâng cao hiệu quả giá trị các dịch vụ công trực tuyến.

Số hóa tài liệu cũng giúp xây dựng Chính phủ điện tử theo đúng lộ trình, nâng cao năng lực cạnh tranh của Nhà nước trong thời kỳ hội nhập quốc tế hướng tới đón đầu cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 trong thời gian sắp tới.

Một khách hàng của FSI, sở Quy hoạch - Kiến trúc thành phố Hà Nội, đã sử dụng giải pháp số hóa tài liệu của FSI với hạng mục quét và nhập liệu tài liệu bao gồm: văn bản, hồ sơ, bản vẽ; Xây dựng hệ thống quản lý, khai thác tài liệu sau quét. Đại diện phụ trách IT Sở Quy hoạch - Kiến trúc thành phố Hà Nội cho hay, “Giải pháp số hóa tài liệu của FSI đã giúp Cán bộ của Sở rút ngắn thời gian tìm kiếm, mượn hồ sơ từ 2 ngày xuống còn dưới 2 giờ. Ngoài ra Quy trình số hóa của FSI được kiểm soát nghiêm ngặt giúp 100% hồ sơ tài liệu của Sở được đảm bảo an toàn và bảo mật trong suốt quá trình triển khai”.

Phạm Lê