Giải pháp “Make in Viet Nam” phục vụ đại hội công đoàn các cấp

- Giải pháp số phục vụ đại hội công đoàn các cấp do VNPT TP. Hồ Chí Minh phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu ứng dụng CNTT, chuyển đổi số cho công tác tổ chức phục vụ đại hội công đoàn các cấp.

Được VNPT TP. Hồ Chí Minh triển khai 3 tháng, giải pháp mang lại nhiều lợi ích trong việc tổ chức một đại hội như giúp tiết kiệm thời gian ghi chép. Người điều hành đại hội thông qua ứng dụng có thể nhìn thấy biểu đồ đại hội, nắm bắt được tình hình đại biểu tham dự đại hội.

Mục tiêu của giải pháp là hỗ trợ chuyển đổi số (CĐS) công tác tổ chức đại hội công đoàn các cấp; CĐS công tác thông tin, tuyên truyền cho hoạt động tổ chức đại hội công đoàn các cấp; CĐS công tác thông tin, tìm kiếm và sử dụng tài liệu, mẫu biểu trong công tác tổ chức đại hội công đoàn các cấp; CĐS phương thức tương tác giữa ban tổ chức đại hội và các đại biểu tham dự đại hội công đoàn các cấp.

Giải pháp có 8 chức năng: quản lý sơ đồ tổ chức công đoàn; quản lý thông tin công đoàn viên/đại biểu; quản lý tài liệu, mẫu biểu; quản lý bản tin nội bộ; điều hành đại hội các cấp; công cụ hỗ trợ biểu quyết/bình bầu trực tuyến (tuỳ theo quy định mở chức năng hoặc ẩn); quản lý điểm danh trong đại hội; quản lý lịch, tiến trình tổ chức đại hội các cấp.

Với đơn vị chủ quản, giải pháp giúp theo dõi, kiểm soát tiến độ đại hội các cơ sở trực thuộc (đã, đang, sắp diễn ra); theo dõi kết quả đại hội (nghị quyết, văn kiện, kết quả biểu quyết, kết quả bầu cử,...); thông tin về số lượng đại biểu tham dự các đại hội; dễ dàng tổng hợp danh sách đại biểu tham dự đại hội cấp trên trực tiếp.

Việc ứng dụng giải pháp sẽ giúp đơn vị tổ chức đại hội tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn tài liệu, nhân lực tham gia tổ chức đại hội; kiểm soát số lượng đại biểu tham dự theo thời gian thực; minh bạch kết quả biểu quyết/bầu cử trong đại hội; hỗ trợ công tác tổng hợp, báo cáo, thống kê; hỗ trợ công tác thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau đại hội; dễ dàng tổng hợp danh sách dại biểu tham dự đại hội cấp trên trực tiếp.

Đại biểu dự đại hội được thông tin kịp thời các nội dung liên quan tới đại hội (trước, trong, sau đại hội); điểm danh nhanh chóng, tiện lợi; dễ dàng xác định vị trí chỗ ngồi; thuận tiện tra cứu, lưu trữ tài liệu liên quan đại hội; dùng tài khoản duy nhất cho tất cả các đại hội tham dự.

Các tài liệu, thông tin đại hội sẽ được mã hóa, gắn với tên người dùng cụ thể (watermarked); kết quả biểu quyết/bầu cử được mã hóa và không thể truy xuất, điều chỉnh; có thể ứng dụng công nghệ định danh điện tử (eKYC/vnFace) đối với đại biểu.

Giải pháp cũng giúp thuận tiện cho ban tổ chức đại hội lấy biểu quyết, đồng thời các biểu quyết được mã hóa và không thể can thiệp ngay cả khi chức năng an ninh được phân quyền và người quản trị (admin) cũng không thể xem kết quả biểu quyết chi tiết của từng cá nhân, từng đại biểu tham dự đại hội và điều này đảm bảo tính minh bạch của đại hội.

Để khởi tạo chức năng biểu quyết có 5 bước: (1) người chủ trì tạo nội dung, cài đặt thời gian biểu quyết/bầu cử; (2) các đại biểu tham gia biểu quyết, bầu cử; (3) người chủ trì bấm kết thúc hoặc tự động kết thúc theo thời gian đã cài trước đó; (4) ứng dụng tự động thống kê và cung cấp kết quả biểu quyết/bầu cử; (5) các đại biểu có thể xem kết quả biểu quyết/bầu cử theo phân quyền.

Trong khi đó, chức năng quản lý nội dung tin tức, tuyên truyền, mạng xã hội giúp cho công đoàn tuyên truyền đại hội trước, trong và sau đại hội. Chức năng quản lý bình luận tin tức, mạng xã hội… đều rất dễ thao tác, đơn giản.

Đối với quy trình, tổ chức đại hội thường có 3 thời điểm là chuẩn bị trước đại hội, trong đại hội và sau đại hội. Khi thực hiện công tác trước đại hội thì người quản trị sẽ thực hiện việc khởi tạo các đại biểu tham dự, quản trị về thông tin cấu hình, vai trò, các sơ đồ chủ lực, chỗ ngồi cho từng đại biểu. Việc quản trị đại hội sẽ theo chương trình, tài liệu; Hỗ trợ người dùng cài đặt ứng dụng trên hệ điều hành iOS, Android và đăng nhập vào các tài khoản của đại biểu.

Trước khi đại hội diễn ra, giải pháp quản trị các nội dung liên quan đến công tác tổ chức đại hội về mặt biểu quyết, danh sách ứng cử nếu được cho phép về công tác tổ chức của công đoàn; quản trị theo dõi số lượng điểm danh nhân sự, số lượng đại biểu tham dự; điểm danh theo QR Code theo sơ đồ chỗ ngồi và xem trước tài liệu; hỗ trợ người dùng cài đặt ứng dụng trên hệ điều hành iOS, Android và đăng nhập vào các tài khoản của đại biểu. Cuối cùng là có thể đăng ký nội dung dự kiến phát biểu tham luận qua ứng dụng.

Tính đến thời điểm này, giải pháp đã được triển khai cho gần 90 đại hội đoàn các cấp với khoảng 10.000 tài khoản người dùng. Ứng dụng triển khai phục vụ các đại hội điểm như ở cấp Trung ương Đoàn gồm quận đoàn Phú Nhuận, cấp Thành đoàn là Đoàn khối Dân - Chính - Đảng TP. HCM, Đoàn Học viện Cán bộ TP. HCM, Huyện đoàn Bình Chánh…

Dự kiến, Đại hội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh TP. HCM nhiệm kỳ 2022 - 2027 tổ chức tháng 10/2022 tới cũng sẽ triển khai giải pháp này.