- Hệ thống cảnh báo này do Sở Y tế TP. Hồ Chí Minh phối hợp với ngân hàng triển khai xây dựng.

Tiếp nối khoá bồi dưỡng cập nhật kiến thức chuyên đề quản lý tài chính bệnh viện dành cho các giám đốc bệnh viện công lập, Sở Y tế TP. Hồ Chí Minh triển khai xây dựng công cụ cảnh báo tình hình tài chính bệnh viện giúp cho các giám đốc kịp thời phát hiện tình huống và có giải pháp phù hợp khi xuất hiện các cảnh báo "đỏ".

Bên cạnh những chuyển biến tích cực khi thực hiện tự chủ tài chính tại các bệnh viện công lập, đáng lo ngại là một số bệnh viện đã gặp không ít khó khăn trong quá trình quản lý tài chính bệnh viện. Cụ thể như hoạt động giám sát, đánh giá nguồn thu, chi tài chính nhằm hỗ trợ giám đốc các bệnh viện ra quyết định liên quan tài chính còn có sự khác biệt giữa các bệnh viện với nhau, thậm chí bị thâm hụt tài chính do mất cân đối giữa thu và chi nhưng chưa được bệnh viện phát hiện kịp thời,… Bên cạnh đó, hàng loạt thách thức đặt ra với giám đốc bệnh viện như: làm thế nào để quản lý dòng tiền hiệu quả, làm thế nào nhận được cảnh báo sớm các công nợ phải và sẽ trả, lương và tạm ứng nhân viên? làm thế nào để phát triển kỹ thuật chuyên sâu đồng thời mang lại hiệu quả kinh tế trong đầu tư y tế? làm thế nào nâng cao đời sống nhân viên y tế trong tình hình mới?

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn trên, Sở Y tế TP. Hồ Chí Minh tổ chức khoá bồi dưỡng đặc biệt chuyên đề về quản lý tài chính dành cho giám đốc bệnh viện, đồng thời phối hợp với một ngân hàng hỗ trợ xây dựng công cụ "Hệ thống chỉ số cảnh báo sớm và các báo cáo quản trị tài chính nội bộ cho giám đốc và trưởng phòng tài chính bệnh viện". Theo đó, Bệnh viện Nhi đồng 1 và Bệnh viện Mắt là 2 bệnh viện được chọn để tiến hành xây dựng công cụ thiết thực này.

"Hệ thống các chỉ số cảnh báo sớm và các báo cáo quản trị tài chính nội bộ cho giám đốc và trưởng phòng tài chính bệnh viện" bao gồm bộ chỉ số và nhóm báo cáo tương ứng với các nhu cầu về quản trị tài chính nội bộ của bệnh viện, các nhóm báo cáo được thiết kế đa dạng về hình thức đa chiều chỉ tiêu, dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin, góc nhìn đa chiều về hoạt động tài chính tại bệnh viện, phù hợp với từng nhóm đối tượng sử dụng dựa trên cơ sở 6 mục tiêu:

- Thông tin đầy đủ và chính xác: Hệ thống đảm bảo các chỉ số, báo cáo cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác kịp thời về hoạt động tài chính của bệnh viện, hỗ trợ giám đốc trong việc cập nhật nhanh chóng tình hình hoạt động của bệnh viện.

- Chỉ số đánh giá rõ ràng và dễ hiểu: Hệ thống cung cấp bộ chỉ số theo dõi, đánh giá tình hình "sức khỏe" tài chính của bệnh viện một cách rõ ràng và dễ hiểu, hỗ trợ giám đốc bệnh viện trong việc đánh giá chính xác hiệu quả và năng suất của toàn bệnh viện và từng khoa/phòng.

- Báo cáo trực quan và tạo các cảnh báo sớm về hoạt động của bệnh viện: Các báo cáo được trình bày trực quan dưới dạng bảng biểu và tạo ra các cảnh báo cụ thể (xanh/vàng/đỏ tương ứng với mức độ nguy cơ bình thường/có nguy cơ/nguy hiểm) đối với từng chỉ tiêu nhằm hỗ trợ giám đốc bệnh viện dễ dàng nhận diện những vấn đề cần lưu ý trong hoạt động của bệnh viện và đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo sự ổn định và phát triển của bệnh viện.

- Hệ thống báo cáo đa chiều: Hệ thống cung cấp các báo cáo đa dạng về:

Nhóm chỉ tiêu: Quy mô (bệnh nhân, lượt khám), doanh thu, chi phí, thặng dư/thâm hụt, đo lường hiệu suất, kiểm soát công nợ, dòng tiền.

Thời gian, chu kỳ báo cáo: theo ngày, tháng, quý, năm.

Phạm vi dữ liệu: toàn bệnh viện và từng khoa/phòng, từng hoạt động của bệnh viện.

Đối tượng sử dụng báo cáo: giám đốc; trưởng/phó phòng và cán bộ nghiệp vụ phòng Tài chính kế toán; ban lãnh đạo/quản lý của từng khoa/phòng cụ thể.

- Các dữ liệu tài chính của hệ thống được mã hóa và số hóa tối đa: Số hóa dữ liệu nhằm đẩy nhanh quá trình xử lý và độ chính xác dữ liệu đồng thời dữ liệu tài chính được mã hóa đảm bảo tính bảo mật và an toàn.

- Giám sát, phân bổ chi phí hoạt động: Hệ thống đưa ra các chỉ số theo dõi, giám sát các hoạt động về chi phí nhằm hỗ trợ công tác quản lý và ra quyết định về việc sử dụng nguồn lực cũng như phân bổ thu nhập, chi phí phù hợp giữa các bộ phận đảm bảo cân đối thu – chi trong hoạt động tài chính.

"Hệ thống các chỉ số cảnh báo sớm và các báo cáo quản trị tài chính nội bộ cho giám đốc và trưởng phòng tài chính bệnh viện" xây dựng 07 nhóm chỉ số với 58 chỉ số bao trùm các vấn đề chính trong công tác quản trị tài chính của một bệnh viện bao gồm:

Bộ chỉ tiêu quản trị khách hàng: 6 chỉ tiêu đo lường, đánh giá về lượng người bệnh và lượt khám bệnh đồng thời cũng đánh giá được trải nghiệm người bệnh (khách hàng trung thành).

Bộ chỉ tiêu quản trị doanh thu: 7 chỉ tiêu đo lường về tốc độ tăng trưởng hay suy giảm doanh thu theo từng hoạt động của bệnh viện (khám chữa bệnh viện phí, BHYT, khám theo yêu cầu, nhà thuốc, …), đánh giá tỷ trọng đóng góp doanh thu từ các hoạt động tạo doanh thu cho bệnh viện.

Bộ chỉ tiêu quản trị chi phí: 8 chỉ tiêu đánh giá về các hoạt động chi phí phát sinh bao gồm chi phí lương nhân viên, chi phí vật tư, chi phí thuốc, … và cân đối chi phí phù hợp theo từng giai đoạn của bệnh viện.

Bộ chỉ tiêu quản trị hiệu quả: 16 chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của bệnh viện trong đó có 2 nhóm đánh giá: Nhóm đánh giá tăng trưởng hiệu quả (thặng sư hay thâm hụt) và nhóm đánh giá hiệu suất (hiệu suất lao động; hiệu suất sử dụng giường bệnh; hiệu suất trên lượt khám bệnh; hiệu suất sử dụng chi phí).

Bộ chỉ tiêu quản trị thanh khoản, dòng tiền: 5 chỉ tiêu phản ánh khả năng chi trả của bệnh viện đối với các khoản nợ và các khoản chi trả khác nhằm đáng giá khả năng hoạt động thường xuyên, liên tục của bệnh viện.

Bộ chỉ tiêu quản trị công nợ, tài sản: 9 chỉ tiêu, đây là bộ tiêu chí hết sức đặc biệt vì nó đóng vai trò quan trọng để đảm bảo khả năng chi trả và duy trì hoạt động của của bệnh viện bao gồm nhóm chỉ số đánh giá quản lý công nợ và nhóm chỉ số đánh giá hiệu suất sử dụng tài sản và hàng tồn kho.

Bộ chỉ tiêu quản trị rủi ro, tổn thất, lãng phí: 7 chỉ tiêu trong quản trị rủi ro giúp hỗ trợ quá trình xác định, đánh giá và giảm thiểu các tác động gây ra rủi ro, nhằm giảm thiểu nguy cơ đến từ quá trình hoạt động tạo lập nguồn thu và giám sát các tổn thất khi khai thác và sử dụng nguồn thu vào các hoạt động của bệnh viện và đồng thời đánh giá khả năng đảm bảo tự chủ tài chính của bệnh viện.