- Hưởng ứng Ngày Chuyển đổi số quốc gia (10/10/2023), Tiến sĩ Đặng Phạm Thiên Duy, Giảng viên cấp cao Đại học RMIT Việt Nam với nhiều kinh nghiệm nghiên cứu và đào tạo về chuyển đổi số cho các tỉnh thành ở Việt Nam, đã phân tích thực tiễn chuyển đổi số doanh nghiệp hiện nay.

Vài năm qua, cụm từ “chuyển đổi số” hay “số hóa” đã được truyền thông đến đại đa số người dân và doanh nghiệp tại Việt Nam, nhấn mạnh vào tầm quan trọng và đóng góp của chủ trương này cho tăng trưởng kinh tế nước ta.

Tuy vậy, chủ đề chuyển đổi số cần được nghiên cứu và thảo luận nhiều hơn vì các cá nhân và doanh nghiệp đang có hiểu biết khác nhau về khái niệm này. Đặc biệt, các doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa (MSME) - chiếm tỉ lệ hơn 90% trong cơ cấu kinh tế Việt Nam - chưa có được lộ trình phù hợp để số hóa, trong khi phần lớn các điển dụ và bài học chuyển đổi số thường chỉ áp dụng cho các tổ chức lớn hoặc ở nước ngoài.

Chuyển đổi số hay số hóa đều nhắm đến việc áp dụng công nghệ số vào hoạt động của một tổ chức, thường để tối ưu hóa chi phí hoặc tăng trưởng lợi nhuận. Cụ thể hơn, quá trình chuyển đổi số diễn ra khi tổ chức số hóa sản phẩm hoặc dịch vụ (digitisation) và số hóa quy trình (digitalisation).

Ví dụ, một cửa hàng trước kia cho thuê băng đĩa phim nay quyết định chuyển đổi thành nền tảng chiếu phim trực tuyến (như Netflix hiện tại). Thông qua quá trình này, băng đĩa phim vật lý được số hóa thành phim trực tuyến, và quy trình cho thuê băng đĩa thủ công cũng được thay thế bằng hệ thống đăng ký tài khoản tự động.

Qua ví dụ trên, có thể thấy rằng chuyển đổi số đem lại những ưu điểm vượt trội. Thứ nhất, mô hình thuê băng đĩa bị giới hạn bởi tính chất vật lý của sản phẩm – băng đĩa chiếm diện tích lưu trữ và việc mở thêm không gian sẽ tốn thêm chi phí bảo quản. Thứ hai, mỗi cửa hàng băng đĩa chỉ có thể phục vụ khách hàng trong một phạm vi địa lý nhất định, và ngay cả khi sử dụng dịch vụ vận chuyển để mở rộng phạm vi thì cũng đem lại nhiều bất tiện hơn là đảm bảo lợi nhuận. Thứ ba, khách hàng chỉ có thể thuê một số lượng băng đĩa nhất định mỗi lần, và phải cố gắng xem hết để trả lại cho cửa hàng nhằm tiết kiệm chi phí cũng như để thuê băng đĩa mới, từ đó ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Ngoài ba nhược điểm này ra thì còn nhiều hơn nữa, và nền tảng chiếu phim trực tuyến có thể cải thiện được tất cả các nhược điểm này.

Bên cạnh đó, cần làm rõ điểm khác biệt giữa chuyển đổi số và dự án công nghệ thông tin thông thường. Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ, mà còn mang tính chiến lược cao hơn, hướng đến thay đổi toàn bộ mô hình kinh doanh của một tổ chức – bao gồm cách vận hành nội bộ và xa hơn là hệ sinh thái mà tổ chức đó thuộc về.

Khi số hóa mô hình kinh doanh, các bài học chuyển đổi số thường đưa ra kim chỉ nam “lấy khách hàng làm trọng tâm” nhằm nhấn mạnh các nỗ lực số hóa giúp cho ra đời sản phẩm hoặc dịch vụ mới, với các nguồn thu chi và hoạt động kinh doanh mới, để nâng tầm trải nghiệm khách hàng lên một mức cao hơn.

Không chỉ có vậy, năng lực của tổ chức cũng được cải tiến thông qua hoạt động số hóa để hiểu rõ và tiếp cận tốt hơn các khách hàng hiện hữu và tiềm năng. Chính vì lẽ đó mà chuyển đổi số thường gắn với các chủ đề marketing số.

Quan trọng hơn, thông qua quá trình chuyển đổi số, tổ chức đặt ra mục tiêu để chuyển hóa thành “tổ chức số” với một “văn hóa số”.

Khi nói đến văn hóa tổ chức, chúng ta lại có thể thấy được một tính chất khác của chuyển đổi số, đó chính là sự chuyển biến lâu dài. Nói cách khác, chuyển đổi số là một hành trình liên tục mà không nhất thiết phải có điểm dừng cuối cùng.

Nếu vậy, làm thế nào để quản lý được chuyển đổi số khi xem khái niệm này là một hành trình liên tục không dừng?

Các nghiên cứu khoa học và các công ty tư vấn trên thế giới như McKinsey, Boston Consulting Group, Gartner… đã đề xuất các mô hình trưởng thành (maturity model) để đánh giá mức độ số hóa của một tổ chức dựa trên các lĩnh vực khác nhau và từ đó vạch ra lộ trình phát triển phù hợp.

Nghiên cứu gần đây của tôi và các cộng sự tại Đại học RMIT đã rà soát các mô hình hiện hữu và tổng hợp lại sáu trụ cột quan trọng của chuyển đổi số trong phạm vi tổ chức, bao gồm: (1) Chiến lược và mô hình kinh doanh, (2) Quản lý thay đổi, (3) Văn hóa tổ chức, (4) Nền tảng dữ liệu và hạ tầng công nghệ, (5) Nhân sự, và (6) Hệ sinh thái của tổ chức.

Để chuẩn bị lộ trình chuyển đổi số, các tổ chức được khuyến nghị thường xuyên tự đánh giá và lên kế hoạch hành động cụ thể nhắm đến sáu trụ cột trên. Tuy nhiên, như có đề cập ở trên, các MSME có những đặc thù rất riêng mà việc hành động nhắm vào sáu trụ cột này có thể gặp nhiều khó khăn, hoặc thậm chí có thể bất khả thi với họ.

Đọc kỳ 2 - “Doanh nghiệp MSME trên hành trình bứt phá về chuyển đổi số” – để tìm hiểu thêm về chuyển đổi số và MSME.