- Mới đây, Base.vn đã giới thiệu với cộng đồng doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hải Phòng về cách thức lựa chọn và sử dụng giải pháp chuyển đổi số, hướng tới đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại địa phương này, quyết tâm đồng hành cùng lãnh đạo tỉnh xây dựng chính quyền số, kinh tế số và xã hội số.

Chuyển đổi số trở thành một xu thế “không thể đảo ngược” trong bối cảnh khủng hoảng, thị trường càng ngày càng có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm. Theo khảo sát của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cuối 2022, 60% doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết chưa chuyển đổi số vì rào cản chi phí, gần 50% doanh nghiệp dùng giải pháp chuyển đổi số chưa phù hợp.

Nhằm giúp cộng đồng doanh nghiệp địa phương có thể nhanh chóng tiếp cận công nghệ số, lựa chọn các nền tảng số và ứng dụng công nghệ thích hợp, Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp Hội Điện tử và Tin học Hải Phòng tổ chức hội thảo “Ứng dụng công nghệ số trong kinh doanh tạo sức cạnh tranh đột phá cho doanh nghiệp” .

Vinh dự là một trong những đơn vị được lãnh đạo Thành phố Hải Phòng lựa chọn, Base.vn đã thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Theo đó, ông Lê Tiến Đạt, Trưởng phòng Tư vấn Chuyển đổi số khu vực miền Bắc của Base.vn đem tới góc nhìn về nền tảng công nghệ số phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời tháo gỡ những khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn và sử dụng công nghệ.

Phối hợp sức mạnh của các nền tảng công nghệ khác nhau

Theo đại diện Base.vn, có hai phương án lựa chọn công nghệ: chọn một giải pháp tổng hợp All-in-one (tất-cả-trong-một) và chọn một số giải pháp riêng lẻ phù hợp nhất sau đó kết nối với nhau (Best-of-breed). Về bản chất, giải pháp tổng hợp là bộ giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, tích hợp nhiều ứng dụng trên cùng một phần mềm. Trong khi ở giải pháp riêng lẻ, mỗi phần mềm sẽ chỉ có một số ứng dụng giải quyết chuyên sâu từng bài toán cho từng phòng ban khác nhau.

Một bộ giải pháp tích hợp sử dụng chung cho toàn bộ doanh nghiệp có lợi thế lớn về mặt tổng hợp dữ liệu và báo cáo hệ thống giúp lãnh đạo nhìn được bức tranh tổng quan trong doanh nghiệp. Theo thống kê của Gartner, tỷ lệ thất bại của giải pháp All-in-one dạng ERP trên thế giới là 55 - 65%, thực tế tại các quốc gia đang trong giai đoạn tăng tốc chuyển đổi số như Việt Nam thì tỷ lệ này còn cao hơn khá nhiều.

Lý giải về thực trạng này ở Việt Nam, ông Lê Tiến Đạt cho biết: “Loại giải pháp này ở Việt Nam gặp nhiều khó khăn trong việc hỗ trợ người dùng cuối tận hưởng công nghệ bởi chi phí cao và khối lượng kiến thức công nghệ rất lớn. Trong khi đó, doanh nghiệp Việt Nam chưa có đủ điều kiện, kiên nhẫn và nhân sự công nghệ chất lượng cao để sử dụng giải pháp tích hợp”.

Triển khai nhiều giải pháp chuyên biệt cho từng phòng ban thường nhanh và dễ dàng hơn các bộ giải pháp tích hợp. Những nhà cung cấp các giải pháp này thường có hiểu biết sâu sắc hơn về nhu cầu đặc thù của các phòng ban đó. Ví dụ trên thế giới có HubSpot, Salesforce CRM là những giải pháp chuyên về quản lý khách hàng. Tại Việt Nam, Base.vn cung cấp các giải pháp Base Work+, Base Info+ và Base HRM+ giúp doanh nghiệp thay đổi phong cách làm việc truyền thống và cách thức tương tác cũ, nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian.

“Loại giải pháp này còn có điểm mạnh về tương tác, trao đổi và dễ dàng sử dụng trên điện thoại thông minh. Ngoài ra, chi phí triển khai ban đầu thấp hơn rất nhiều, chỉ vài nghìn đô so với hàng chục, hoặc hàng trăm nghìn của ERP”, ông Đạt cho biết thêm.

Cũng theo đại diện đến từ Base.vn, xu lướng lựa chọn của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay không phải là “chỉ chọn một trong hai” mà là phối hợp sức  mạnh công nghệ của các giải pháp phần mềm khác nhau, tìm được một cách kết hợp cân bằng giữa giải pháp tổng hợp và giải pháp riêng lẻ.

“Nếu ưu tiên là quản trị số liệu sản xuất, CEO nên cân nhắc đầu tư giải pháp tổng hợp dạng ERP trước. Sau một khoảng thời gian triển khai sẽ phát sinh những bài toán đòi hỏi sự tương tác và tính cá nhân hóa theo từng bộ phận. Lúc đó, doanh nghiệp nên chi tiền cho các giải pháp chuyên sâu hơn, đơn cử như quản lý khách hàng, quản lý dự án và giao, nhận việc”, ông Đạt nói.

Với cách triển khai ERP trước, các CEO nên nhìn nhận và đánh giá đúng về năng lực tiếp nhận công nghệ của nhân sự vì giải pháp tổng hợp đòi hỏi nhiều thời gian và kiến thức đào tạo sử dụng. Nhiều doanh nghiệp đảo ngược quá trình này để nhân viên được làm quen với các giải pháp riêng lẻ và chuyên biệt theo phòng ban trước, sau đó mới triển khai tiếp giải pháp tổng hợp.

Chi phí chuyển đổi số là thời gian của lãnh đạo

Với kinh nghiệm tư vấn và đồng hành cùng hàng nghìn khách hàng doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô, lĩnh vực khác nhau, đại diện Base.vn đã giới thiệu với cộng đồng SMEs thành phố Hải Phòng về tinh thần và cách thức triển khai công nghệ, đặc biệt nhấn mạnh về con người là yếu tố nòng cốt quyết định sự thành công trong mọi dự án chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là hành trình thay đổi thói quen nhằm xây dựng doanh nghiệp số chứ không đơn thuần là ứng dụng công nghệ, cập nhật tính năng mới. “Chi phí chuyển đổi số tỉ lệ nghịch với thời gian và sự quyết liệt của lãnh đạo. Lãnh đạo càng dành nhiều thời gian tìm hiểu, quyết liệt chỉ đạo, sử dụng và cải tiến thì chi phí bỏ ra càng giảm và tỉ lệ thành công càng cao”, ông Đạt khẳng định. 

Để lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất, lãnh đạo doanh nghiệp cần tham vấn và trao đổi thực sự sâu sát về cách thức triển khai với đơn vị cung cấp thay vì chỉ xem phiên bản trình diễn thử, dùng thử giải pháp công nghệ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thay đổi giải pháp liên tục, nếu “đứng núi này trông núi nọ” thì nhân viên sẽ dễ phản kháng và không thể theo kịp.

Vai trò của người lãnh đạo cấp cao luôn được nhấn mạnh nhưng đối tượng nòng cốt của dự án triển khai công nghệ là Ban tiên phong. Theo đó, Ban tiên phong như tàu ngầm phá băng, phải có sự mạnh mẽ, bền bỉ và quyết đoán để cương quyết loại bỏ thói quen cũ và xấu. Họ đi đầu, nắm bắt công nghệ, làm việc với nhà cung cấp, trực tiếp thực thi và kết nối tập thể nhân sự với ba nhóm đối tượng khác nhau: Ban lãnh đạo, các Trưởng bộ phận và những người dùng cuối.

Để triển khai công nghệ chắc chắn, ông Đạt gợi ý: “Ban tiên phong nên xây dựng lược đồ ma trận tổng hợp các nhóm vấn đề của từng bộ phận chức năng, bởi mỗi bộ phận sẽ có tư duy và mong muốn khác nhau về công nghệ. Sau đó là sắp xếp mức độ ưu tiên cho các vấn đề cần giải quyết và đồng thời thiết lập danh mục số hóa để đưa lên phần mềm”.

Đặc biệt, trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần liên tục phản hồi và tưởng tác với đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ. Doanh nghiệp tại Hải Phòng chưa có kinh nghiệm hoặc chưa chuyển đổi thành công có thể tìm đến các nhà cung cấp uy tín như Base để được chia sẻ kinh nghiệm. Đây chính là quyền lợi của doanh nghiệp”, ông Lê Tiến Đạt kết luận.

Phạm Lê