5 việc nên làm khi đón tiếp nhân viên mới

14:38, 25/07/2019
|
 - Ở cương vị một nhà quản lý, bạn cho rằng đâu là lý do khiến một nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập, thích nghi và gắn bó với công ty hoặc có ý định ở lại lâu dài? Rất nhiều nghiên cứu nhân sự đã chỉ ra rằng, ấn tượng trong ngày đầu tiên đi làm của nhân viên có ảnh hưởng rất lớn đến việc hòa nhập.
 
Chính vì vậy, tại một số công ty lớn, quy trình đón tiếp nhân viên mới trong ngày đầu đi làm được đánh giá là vô cùng quan trọng và được thực hiện rất bài bản. Thế nhưng cũng có không ít công ty chưa thực sự coi trọng vấn đề này, với màn giới thiệu, đón tiếp sơ sài và tẻ nhạt, khiến nhân viên mới hụt hẫng và có ấn tượng không tốt về “nơi trao thân gửi phận” ngay trong ngày đầu làm việc.
 
Dưới đây là một số những hành động rất nên được các nhà quản lý, đại diện cho ban lãnh đạo công ty, thực hiện trong ngày đầu tiên đón tiếp nhân viên mới, thậm chí là nên chuẩn bị từ khi nhận được câu trả lời thư mời nhận việc từ ứng viên, nhằm tạo ra khởi đầu tốt đẹp, thúc đẩy nhân viên nhanh chóng hòa nhập và bắt kịp với guồng quay công việc tại vị trí mới của họ.
 
Thăm một vòng công ty và giới thiệu các phòng ban
 
Thăm quan một vòng công ty (còn gọi là company tour) là một trong những việc không thể thiếu khi đón tiếp nhân viên mới. Việc này thường được thực hiện bởi đại diện phòng nhân sự hoặc trưởng nhóm. Lúc này, nhân viên mới sẽ được dẫn đi thăm và gặp gỡ các phòng ban, được giới thiệu sơ qua về cấu trúc của công ty cũng như giới thiệu các khu vực trong văn phòng như phòng họp, bếp ăn, nhà vệ sinh, phòng sinh hoạt chung…
 
Để có thể tạo được không khí vui vẻ nhất, bạn nên chọn thời điểm thực hiện company tour vào đầu giờ sáng hoặc chiều, khi mọi người đều đang không quá bận rộn và có thể chào hỏi, giao lưu với nhân viên mới. Đây cũng chính là cơ hội đầu tiên để nhân viên mới có cơ hội tìm hiểu, gặp gỡ tất cả mọi người trong công ty cũng như tự giới thiệu về bản thân mình với mọi người.
 
Email chào mừng của Ban Giám đốc
 
Bạn có biết, tại nhiều công ty công nghệ hàng đầu - nơi sự sáng tạo và con người luôn được đề cao - việc Ban Giám đốc gửi thư chào đón nhân viên mới đã trở thành một thông lệ không thể thiếu? Nội dung email sẽ mang tính động viên, khích lệ nhân viên mới kèm với sự tự hào khi giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp nơi họ vừa trở thành một thành viên. Hầu hết các nhân viên mới đều sẽ cảm thấy rất hãnh diện và vui sướng khi nhận được sự quan tâm đầy ý nghĩa này. Nếu có thể, bạn rất nên áp dụng nét văn hóa nhỏ này vào công ty của mình để tạo được ấn tượng tốt đẹp và truyền cảm hứng mạnh mẽ cho nhân viên mới.
 
Trang bị đầy đủ các đồ dùng, thiết bị cần thiết
 
Khi bắt đầu làm việc tại công ty, nhân viên mới sẽ cần tới rất nhiều trang thiết bị, đồ dùng cần thiết như máy tính, danh thiếp, văn phòng phẩm, tủ hồ sơ... Sẽ khá là thiếu chuyên nghiệp nếu như phía công ty không chủ động trang bị cho họ đầy đủ ngay trong tuần đầu tiên làm việc, thậm chí khiến họ phải chạy đôn chạy đáo đi hỏi hoặc nhờ giúp đỡ. Các danh mục khác như email, tài khoản nhân viên, mật khẩu, tài khoản mạng… cũng cần được hỗ trợ bởi đội ngũ kỹ thuật. Ở cương vị quản lý hoặc chuyên viên nhân sự, bạn nên đảm bảo quy trình bàn giao các thiết bị làm việc diễn ra kịp thời và chuyên nghiệp, nhằm hỗ trợ nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc nhanh nhất có thể. 
 
 
Phổ biến đầy đủ các nội quy trong công ty
 
Để giảm bớt những sai lầm không cần thiết cho nhân viên mới, việc phổ biến rõ ràng các nội quy của công ty là vô cùng quan trọng. Họ sẽ rất biết ơn bạn với tư cách là người hướng dẫn, nếu bạn giúp họ nắm được các nội quy, quy tắc của công ty một cách đầy đủ ngay trong ngày đầu làm việc. Ở một vài môi trường công sở, có thể sẽ có rất nhiều quy tắc “ngầm”, " luật bất thành văn" mà bạn nên chia sẻ cho nhân viên mới. Các nội quy khác đều có thể được in ra hoặc gửi bằng văn bản qua email. “Nhập gia tùy tục" - đây sẽ là cách giúp nhân viên mới bớt bỡ ngỡ, tránh được các sai sót không đáng có và tự tin hơn tại môi trường làm việc mới của mình. 
 
Giới thiệu một người hướng dẫn 
 
Có nhiều nghiên cứu cho thấy, việc có một người hướng dẫn trực tiếp luôn theo sát và giải đáp các câu hỏi trong tuần đầu làm việc sẽ giúp tăng hiệu quả của nhân viên mới và giảm thời gian đào tạo cần thiết của họ xuống một cách đáng kể. Sẽ là rất tốt nếu bạn có thể chỉ định một người hướng dẫn cho nhân viên mới để giúp đỡ họ khi cần thiết, đồng thời khiến họ nhanh chóng kết thân được với các đồng nghiệp khác. Về lâu dài, điều này sẽ còn tạo ra sự gắn kết cho các thành viên trong công ty khi mọi người nhận thấy việc chào đón nhân viên mới là điều rất có ý nghĩa và họ đều nên tham gia, thay vì cho rằng đây chỉ là nghĩa vụ của ban lãnh đạo hoặc phòng nhân sự. 
 
“Vạn sự khởi đầu nan" - một nhân viên mới có thể sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi bắt đầu công việc tại một môi trường hoàn toàn mới, nhưng với những nỗ lực từ phía công ty khi giúp họ hòa nhập, chắc chắn họ sẽ vô cùng cảm kích và không làm bạn thất vọng. Những hành động nhỏ nhưng ý nghĩa trên đây là vô cùng thiết thực, sẽ giúp cho nhân viên mới của bạn khởi đầu một chặng đường bền vững, thành công và phát triển tại công ty trong tương lai.
 
Ngân Linh

Ý kiến bạn đọc